E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Was kleine Betriebe jetzt organisieren sollten

Die Fristen auf einen Blick

Nach Angaben der IHK Region Stuttgart (Stand Oktober 2026) gilt für inländische B2B-Umsätze:

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.

Ausnahmen

Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Welche Regel für Ihren Betrieb gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerkanzlei.

Eine PDF ist keine E-Rechnung

Als E-Rechnung gelten strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine per E-Mail verschickte PDF gilt seit 2025 als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung.

Was Sie im Büro vorbereiten sollten

Die Umstellung ist vor allem eine Organisationsfrage: Wer erstellt Rechnungen, mit welchem Programm, wo landen eingehende Rechnungen, und wie kommen die Originaldateien zur Kanzlei?

• Rechnungsprogramm auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
• Eigene Rechnungsvorlagen mit allen Pflichtangaben anlegen
• Ein zentrales Postfach für eingehende E-Rechnungen
• Freigabe und Ablage der Originaldateien regeln
• Ablauf mit zwei, drei Kunden testen