E-Rechnung im Büroablauf: Empfang, Freigabe und Übergabe organisieren

Was sich geändert hat

Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums müssen inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen: nach dem Stand der Informationen vom November 2026 bis Ende 2026 allgemein und bis Ende 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Es gibt Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen.

Welche Pflichten konkret für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerkanzlei. Dieser Beitrag behandelt nur die Organisation im Büro.

E-Rechnung ist nicht gleich PDF

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF-Datei, ein Scan oder eine Word-Datei gelten grundsätzlich nicht als E-Rechnung. Wichtig für den Büroalltag: Die Originaldatei muss so weitergegeben und aufbewahrt werden, wie Ihre Kanzlei es vorgibt – eine bloße PDF-Ansicht ersetzt sie nicht.

Organisatorische Fragen

Diese Fragen sollten Sie intern beantworten:

• In welches Postfach sollen Rechnungen kommen? Haben Lieferanten diese Adresse?
• Mit welchem Programm werden strukturierte Dateien angezeigt?
• Wer prüft sachlich, wer gibt frei?
• Wie gelangt die Originaldatei zur Buchhaltung bzw. Kanzlei?
• Wie werden geänderte Bankverbindungen geprüft?

Vorsicht bei geänderten Bankdaten

DATEV und die Bundesverwaltung warnen vor gefälschten Rechnungs-E-Mails und Social Engineering. Eine einfache Regel hilft: Geänderte Bankverbindungen werden nur nach Rückruf über eine bereits bekannte Telefonnummer übernommen – nie über eine Nummer aus der verdächtigen E-Mail.

Testen statt hoffen

Spielen Sie den Ablauf mit zwei, drei echten Lieferanten durch, bevor das Volumen steigt. Halten Sie fest, was funktioniert und wo nachgebessert werden muss.