Büro-Check
90 Minuten gemeinsamer Durchgang plus bis 30 Minuten Auswertung.
Individuelles AngebotUmfang: 2 Std. einmalig
Leistungsbereich 01
Büroorganisation: Rückstände abbauen und Ordnung halten
Wenn sich Post, Ablage und offene Vorgänge stapeln, fehlt meist nicht der Wille, sondern die Zeit. Wir arbeiten einen vorher eingegrenzten Bestand ab, machen den Rest sichtbar und richten einen Wochenrhythmus ein, damit es nicht wieder liegen bleibt.
Das Problem
Im Tagesgeschäft hat die Kundschaft Vorrang. Das Büro wird abends oder am Wochenende erledigt – oder eben nicht. Irgendwann weiß niemand mehr genau, welcher Brief noch beantwortet werden muss und wo der unterschriebene Vertrag abgelegt wurde.
Ein Rückstand ist selten ein einzelnes großes Problem, sondern viele kleine offene Enden. Genau deshalb hilft es, ihn erst zu sortieren und zu priorisieren, bevor man ihn abarbeitet.
Konkrete Aufgaben
Posteingang nach gemeinsam festgelegten Kriterien ordnen
Wir brauchen: Zugang zum Posteingang (Papier oder digital) und abgestimmte Sortierkriterien. Ergebnis: Sortierter Eingang mit markierten Vorgängen, die eine Reaktion brauchen.
Aufgabe 001Papierakten nach Kundenstruktur sortieren und beschriften
Wir brauchen: Aktenbestand, gewünschte Ordnungsstruktur (z. B. nach Kunde, Jahr, Objekt). Ergebnis: Beschriftete Ordner und eine kurze Strukturübersicht.
Aufgabe 002Dokumente digitalisieren und nach Benennungsschema ablegen
Wir brauchen: Freigegebene Dokumente, Zielablage, Benennungsschema. Ergebnis: Durchsuchbare Dateien in der vereinbarten Ordnerstruktur.
Aufgabe 003Aufgaben und Rückstände in einer priorisierten Arbeitsliste erfassen
Wir brauchen: Offene Vorgänge, Fristen soweit bekannt, Ihre Prioritäten. Ergebnis: Priorisierte Liste mit Zuständigkeit und nächstem Schritt je Vorgang.
Aufgabe 004Wiederkehrende Büroarbeiten in einen Wochenplan überführen
Wir brauchen: Liste wiederkehrender Tätigkeiten und zeitliche Vorgaben. Ergebnis: Wochenplan mit festen Bürozeiten und Verantwortlichen.
Aufgabe 005Wiedervorlagen nach vorgegebenen Terminen pflegen
Wir brauchen: Vorgänge mit Wiedervorlagedatum, gewünschtes Werkzeug. Ergebnis: Gepflegte Wiedervorlageliste mit Erinnerung zum vereinbarten Zeitpunkt.
Aufgabe 006
Was enthalten ist – und was nicht
Enthalten
- Sichtung und Eingrenzung des Bestands vor Arbeitsbeginn
- Sortieren, Beschriften und Digitalisieren im vereinbarten Umfang
- Priorisierte Rückstandsliste mit nächstem Schritt
- Vorschlag für einen Wochenrhythmus
- Übergabe mit kurzer Erklärung der Ablagestruktur
Nicht enthalten
- Inhaltliche Bearbeitung von Rechts-, Steuer- oder Behördenschreiben
- Unbegrenztes Aufräumen eines kompletten Archivs im Einstiegsbudget
- Vernichtung von Unterlagen ohne Ihre ausdrückliche Freigabe und Aufbewahrungsklärung
- Kauf von Hardware, Scannern oder Software
Ablauf
So läuft es ab – mit Ihren Freigabepunkten
Bestand sichten
Wir sehen uns den Bestand gemeinsam an und grenzen ein, was im Budget bearbeitet wird.
Struktur festlegen
Sie bestätigen Ordnungs- und Benennungsschema.
Ihre FreigabeAbarbeiten
Wir sortieren, digitalisieren und erfassen offene Vorgänge.
Offene Punkte klären
Unklare Unterlagen legen wir Ihnen gesammelt zur Entscheidung vor.
Ihre FreigabeÜbergabe
Sie erhalten Ablageübersicht, Rückstandsliste und Fortsetzungsplan.
Preis & Umfang
Passende Pakete und Preisprinzip
Als Einstieg eignen sich Büro-Check, Büro-Start oder das Paket Bürorückstand abbauen mit festem Stundenbudget. Was im Budget nicht fertig wird, steht auf der Fortsetzungsliste – ohne automatische Nachberechnung.
Büro-Start
4 Stunden Bestandsaufnahme und erste Büroaufgaben.
Individuelles AngebotUmfang: 4 Std. einmalig
Bürorückstand abbauen
5 Arbeitsstunden an einem vorab eingegrenzten Post- oder Dokumentenbestand.
Individuelles AngebotUmfang: 5 Std. einmalig
Mögliche Zusatzkosten (nur nach Absprache)
- Vor-Ort-Anfahrt außerhalb des vereinbarten Gebiets
- Verbrauchsmaterial wie Ordner oder Etiketten
- Scan- oder Ablagesoftware, falls neu benötigt
Beispiele
Zwei typische Situationen
Beispielszenarien zur Veranschaulichung – keine Kundenreferenzen.
Handwerksbetrieb mit drei Monaten Postrückstand
Ein Elektrobetrieb mit vier Mitarbeitenden hat zwei Kartons ungeöffneter Post und einen überfüllten Mailordner.
- Gemeinsame Sichtung: Fokus auf Kunden- und Lieferantenpost, Werbung wird aussortiert.
- Wir öffnen, sortieren und erfassen alle Vorgänge mit Handlungsbedarf.
- Mahnungen und Fristschreiben werden sofort markiert und dem Inhaber vorgelegt.
Ergebnis: Nach fünf Arbeitsstunden ist die Kundenpost bearbeitet; zwölf offene Vorgänge stehen mit Priorität auf einer Liste.
Agentur zieht von Papier auf digitale Ablage um
Eine kleine Agentur möchte Projektunterlagen nur noch digital führen.
- Benennungsschema „Kunde_Projekt_Dokumentart_Datum“ wird gemeinsam festgelegt.
- Laufende Projekte werden zuerst digitalisiert, abgeschlossene erst im zweiten Schritt.
- Ein Wochentermin für die Ablage wird im Kalender verankert.
Ergebnis: Laufende Projekte sind vollständig digital auffindbar; Altbestand ist mit Aufwandsschätzung eingeplant.
Fragen
Häufige Fragen: Büroorganisation
Schaffen Sie unseren gesamten Rückstand an einem Tag?
Das versprechen wir nicht. Wir grenzen vorher ein, welcher Teil im Budget bearbeitet wird, und machen den Rest mit Aufwandsschätzung sichtbar.
Kommen Sie dafür zu uns ins Büro?
Vor-Ort-Termine sind im Ruhrgebiet und am Niederrhein nach Vereinbarung möglich. Digitale Ablagen bearbeiten wir auch per gesichertem Fernzugriff.
Was passiert mit vertraulichen Unterlagen?
Wir arbeiten nur mit den Unterlagen, die Sie freigeben, und vereinbaren vorab, wer was sehen darf. Details finden Sie auf der Seite Vertraulichkeit.
Werfen Sie alte Unterlagen weg?
Nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe. Aufbewahrungsfristen klären Sie bitte mit Ihrer Steuerkanzlei; wir legen Ihnen Unterlagen zur Entscheidung vor.
Brauchen wir dafür eine bestimmte Software?
Nein. Wir arbeiten mit Ihrer vorhandenen Ablage. Falls etwas fehlt, besprechen wir Optionen, bevor Kosten entstehen.
Können Sie danach regelmäßig weitermachen?
Ja, wenn Kapazität vorhanden ist. Wir vereinbaren dann einen festen Rhythmus und ein monatliches Budget.
Verwandte Leistungen
- Geschäftsführungs- und Teamassistenz
- Belege, Monatsordner und Kanzleiübergabe
- Wissen, Vertretung und Unternehmerausfall
Häufig gefragt in
Passt das zu Ihrem Anliegen?
Schildern Sie kurz, was erledigt werden soll. Wir melden uns mit einem Vorschlag für Umfang und Budget.