Helping Business

Leistungsbereich 16

KI im Büroalltag: sinnvoll einsetzen und Grenzen kennen

KI-Werkzeuge können beim Formulieren, Zusammenfassen und Strukturieren helfen – wenn man weiß, wo sie Fehler machen. Wir üben mit Ihrem Team an echten, ungefährlichen Büroaufgaben.

Anliegen schildern

Das Problem

Manche im Team nutzen KI bereits privat, andere gar nicht. Es gibt keine Regeln, welche Daten eingegeben werden dürfen, und niemand prüft die Ergebnisse systematisch.

Die KI-Verordnung der EU verlangt von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals – seit der Änderung im Juli 2026 formuliert als Maßnahmen, die die Entwicklung dieser Kompetenz unterstützen, abhängig von Tätigkeit und Nutzungskontext. Ein einzelner Workshop macht niemanden automatisch „konform“ – aber er schafft eine gemeinsame, dokumentierte Grundlage. Was das für Ihren Betrieb konkret heißt, klären Sie bei Bedarf mit einer Fachperson.

Konkrete Aufgaben

  1. Tätigkeiten sammeln und geeignete KI-Einsatzfälle priorisieren

    Wir brauchen: Liste wiederkehrender Tätigkeiten. Ergebnis: Priorisierte Einsatzfälle mit Risikoeinschätzung.

    Aufgabe 091

  2. Mitarbeitende an passenden ungefährlichen Beispielen einweisen

    Wir brauchen: Freigegebene Beispiele ohne personenbezogene Daten. Ergebnis: Durchgeführte Einweisung.

    Aufgabe 092

  3. Wiederverwendbare Text- und Arbeitsvorlagen entwickeln

    Wir brauchen: Einsatzfälle. Ergebnis: Vorlagensammlung.

    Aufgabe 093

  4. Prüflisten für KI-Fehler und fehlende Quellen erstellen

    Wir brauchen: Einsatzfälle. Ergebnis: Prüfliste je Einsatzfall.

    Aufgabe 094

  5. Freigegebene Werkzeuge und betriebliche Nutzungsregeln organisatorisch dokumentieren

    Wir brauchen: Entscheidung über Werkzeuge. Ergebnis: Dokumentierte Nutzungsregeln.

    Aufgabe 095

  6. Anwendungsbezogene Auffrischungen und Erfahrungsrunden moderieren

    Wir brauchen: Termin, Erfahrungen. Ergebnis: Protokoll mit Anpassungen.

    Aufgabe 096

Was enthalten ist – und was nicht

Enthalten

  • Auswahl geeigneter Einsatzfälle
  • Praxisnahe Einweisung
  • Vorlagen und Prüflisten
  • Dokumentation betrieblicher Nutzungsregeln

Nicht enthalten

  • Rechtskonformitätsbescheinigung oder amtliches Zertifikat
  • Datenschutzrechtliche Prüfung einzelner Werkzeuge
  • Lizenzkosten der Werkzeuge

Ablauf

So läuft es ab – mit Ihren Freigabepunkten

  1. Vorgespräch

    Tätigkeiten und Vorkenntnisse aufnehmen.

  2. Einsatzfälle festlegen

    Sie bestätigen die Übungsfälle.

    Ihre Freigabe

  3. Durchführen

    Gemeinsames Üben mit Prüfliste.

  4. Dokumentieren

    Vorlagen und Nutzungshinweise.

  5. Nachbesprechung

    Erfahrungen nach einigen Wochen.

Preis & Umfang

Passende Pakete und Preisprinzip

KI-Einstieg kompakt (bis vier Teilnehmende) und KI-Teampraxis (bis acht Teilnehmende) sind Festpreisprodukte.

KI-Einstieg kompakt

1 Stunde Vorbereitung und 2 Stunden Durchführung für bis zu vier Teilnehmende.

Individuelles AngebotUmfang: 3 Std. einmalig

KI-Teampraxis

7 Arbeitsstunden: 2 h Vorbereitung, 3 h gemeinsame Arbeit, 1 h Dokumentation, 1 h Nachbesprechung; bis acht Teilnehmende.

Individuelles AngebotUmfang: 7 Std. einmalig

Mögliche Zusatzkosten (nur nach Absprache)

  • Lizenzen für KI-Werkzeuge
  • Anfahrt bei Vor-Ort-Terminen
  • Fachprüfung bei Rechts-/Datenschutzfragen

Beispiele

Zwei typische Situationen

Beispielszenarien zur Veranschaulichung – keine Kundenreferenzen.

Beispielszenario

Handwerksbüro: Kunden-E-Mails schneller beantworten

Zwei Bürokräfte beantworten täglich ähnliche Anfragen.

  1. Übung mit anonymisierten Beispielanfragen.
  2. Prüfliste: Preise, Termine, Zusagen immer gegen Original prüfen.
  3. Vorlagen für fünf häufige Anfragen.

Ergebnis: Schnellere Entwürfe mit klarer Prüfroutine.

Beispielszenario

Kita-Verwaltung: Elternbriefe

Elternbriefe kosten viel Zeit.

  1. Regel: keine Namen oder Gesundheitsdaten in KI-Werkzeuge.
  2. Übung mit allgemeinen Informationsschreiben.
  3. Prüfliste für Ton und Fakten.

Ergebnis: Ein sicherer Anwendungsfall mit klaren Grenzen.

Fragen

Häufige Fragen: KI im Team

Erhalten wir ein Zertifikat?

Sie erhalten eine Teilnahmebestätigung und die Dokumentation. Ein amtliches Zertifikat oder eine Konformitätsbescheinigung stellen wir nicht aus.

Welche KI-Werkzeuge nutzen Sie?

Bevorzugt die, die Sie bereits einsetzen oder einsetzen wollen. Wir sind an keinen Anbieter gebunden.

Dürfen wir Kundendaten in KI-Werkzeuge eingeben?

Das hängt vom Werkzeug, Vertrag und Zweck ab. Wir üben mit unkritischen Daten und empfehlen, die Frage mit Ihrer Datenschutzberatung zu klären.

Ist das für Einsteiger geeignet?

Ja. Inhalt und Tempo passen wir an die Vorkenntnisse an.

Findet das online oder vor Ort statt?

Beides ist möglich; vor Ort im Ruhrgebiet und am Niederrhein nach Vereinbarung.

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Häufig gefragt in

Passt das zu Ihrem Anliegen?

Schildern Sie kurz, was erledigt werden soll. Wir melden uns mit einem Vorschlag für Umfang und Budget.

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