Büroübergabe vorbereiten: So läuft das Büro auch ohne Sie weiter

Warum Übergaben scheitern

In kleinen Betrieben hängt die Büroarbeit oft an einer Person. Fällt sie aus, fehlen nicht nur die Hände, sondern vor allem das Wissen: Wo liegt was? Wie heißt das Passwort? Wer muss heute noch angerufen werden?

Eine Übergabe scheitert selten an mangelndem Willen, sondern daran, dass sie erst im Ernstfall organisiert wird.

Schritt 1: Die drei wichtigsten Abläufe festlegen

Nicht alles muss sofort weiterlaufen. Fragen Sie sich: Welche drei Dinge dürfen auch zwei Wochen ohne mich nicht liegen bleiben? Typisch sind Rechnungen schreiben, Kundenanfragen beantworten und Zahlungen freigeben.

Schritt 2: Kurze Anleitungen statt Handbuch

Eine Anleitung pro Ablauf, ein bis zwei Seiten, mit Screenshots. Schreiben Sie auf, was Sie tun – nicht, was man theoretisch tun sollte. Lassen Sie die Anleitung von jemandem lesen, der den Ablauf nicht kennt.

Schritt 3: Zugänge sicher regeln

Passwörter gehören nicht auf Zettel oder in ungeschützte Ordner. Ein Passwortmanager mit Notfallzugriff ist für die meisten kleinen Betriebe der praktikabelste Weg. Lassen Sie sich dabei von Ihrer IT beraten.

• Liste aller Systeme mit Zuständigen
• Passwortmanager mit Notfallzugriff
• Zwei-Faktor-Geräte und Wiederherstellungscodes sicher hinterlegen
• Bankzugänge nur nach Rücksprache mit der Bank regeln

Schritt 4: Probelauf

Die beste Anleitung taugt nichts, wenn sie nie getestet wurde. Lassen Sie die Vertretung einen Ablauf mit der Anleitung erledigen, während Sie erreichbar sind. Notieren Sie, wo es hakt, und verbessern Sie die Anleitung.

Was nicht dazugehört

Rechtliche Vollmachten, Vorsorgeregelungen oder Nachfolgeverträge sind eigene Themen für Notariat oder Anwalt. Eine organisatorische Übergabe ersetzt sie nicht.