Anfragen & Termine
6 Arbeitsstunden pro Monat in definierten Kanälen und Bearbeitungsfenstern.
Individuelles AngebotUmfang: 6 Std. pro Monat
Leistungsbereich 03
Kundenanfragen erfassen und Termine organisieren
Jede unbeantwortete Anfrage ist ein möglicher Auftrag, der woanders landet. Wir bringen Ihren Anfrageeingang in einen festen Ablauf: erfassen, zuordnen, bestätigen, Termin vorschlagen.
Das Problem
Anfragen kommen per E-Mail, Kontaktformular und Telefon. Wer gerade auf der Baustelle oder beim Kunden ist, kann nicht antworten – und abends ist die Liste lang.
Wichtig ist nicht, rund um die Uhr erreichbar zu sein, sondern dass jede Anfrage verlässlich einen nächsten Schritt bekommt.
Konkrete Aufgaben
E-Mail-Anfragen erfassen und nach Leitfaden zuordnen
Wir brauchen: Zugriff auf Anfragepostfach, Zuordnungsleitfaden. Ergebnis: Erfasste Anfrage mit Kategorie und nächstem Schritt.
Aufgabe 013Rückruflisten mit Anliegen und Kontaktzeitfenster führen
Wir brauchen: Eingehende Rückrufwünsche, Erreichbarkeitszeiten. Ergebnis: Tagesaktuelle Rückrufliste mit Anliegen und Zeitfenster.
Aufgabe 014Terminwünsche mit freigegebenen Kalenderzeiten abgleichen
Wir brauchen: Freigegebene Zeitfenster, Dauer je Termintyp. Ergebnis: Terminvorschlag an Kunden oder bestätigter Termin.
Aufgabe 015Empfangsbestätigungen aus genehmigten Vorlagen versenden
Wir brauchen: Freigegebene Textvorlagen, Absenderadresse. Ergebnis: Versendete Bestätigung mit dokumentiertem Zeitpunkt.
Aufgabe 016Telefonüberlauf in tatsächlich gebuchten Servicefenstern betreuen
Wir brauchen: Gebuchtes Servicefenster, Weiterleitung, Gesprächsleitfaden. Ergebnis: Gesprächsnotiz je Anruf im Servicefenster.
Aufgabe 017Häufige Kundenfragen in einer freigegebenen Antwortsammlung pflegen
Wir brauchen: Bisherige Kundenfragen, Ihre fachlichen Antworten. Ergebnis: Gepflegte, freigegebene Antwortsammlung.
Aufgabe 018
Was enthalten ist – und was nicht
Enthalten
- Bearbeitung definierter Kanäle (z. B. ein Anfragepostfach, Kontaktformular)
- Rückruflisten und Terminvorschläge in freigegebenen Fenstern
- Empfangsbestätigungen aus freigegebenen Vorlagen
- Pflege einer Antwortsammlung für häufige Fragen
Nicht enthalten
- Ständige Telefonerreichbarkeit oder 24/7-Service
- Fachliche Beratung, Preiszusagen oder Kulanzentscheidungen
- Werbeanrufe oder ungefragte Kontaktaufnahme
Ablauf
So läuft es ab – mit Ihren Freigabepunkten
Kanäle und Fenster festlegen
Wir vereinbaren, welche Kanäle wir in welchen Zeiten bearbeiten.
Vorlagen freigeben
Sie geben Bestätigungs- und Antworttexte frei.
Ihre FreigabeBearbeiten
Wir erfassen, ordnen zu und schlagen Termine vor.
Übergabe an Sie
Fachliche Fragen landen mit Zusammenfassung bei Ihnen.
Monatlich auswerten
Wir zeigen, welche Anfragen wie oft kamen und wo es hakt.
Preis & Umfang
Passende Pakete und Preisprinzip
Das Paket Anfragen & Termine umfasst ein festes monatliches Stundenbudget in definierten Kanälen. Telefonkapazität wird – falls überhaupt angeboten – getrennt kalkuliert.
Mögliche Zusatzkosten (nur nach Absprache)
- Telefon- oder Weiterleitungsdienste
- Kalender- oder Terminbuchungssoftware
Beispiele
Zwei typische Situationen
Beispielszenarien zur Veranschaulichung – keine Kundenreferenzen.
Gartenbetrieb in der Saison
Im Frühjahr kommen täglich zehn bis zwanzig Anfragen per Kontaktformular; viele bleiben tagelang liegen.
- Anfragen werden zweimal täglich erfasst und nach Leistung sortiert.
- Kunden erhalten eine freigegebene Eingangsbestätigung mit benötigten Fotos.
- Besichtigungstermine werden in freigegebenen Fenstern vorgeschlagen.
Ergebnis: Jede Anfrage erhält am selben Tag eine Rückmeldung; Besichtigungen sind gebündelt geplant.
Hausverwaltung mit Schadensmeldungen
Meldungen kommen unstrukturiert per E-Mail, oft ohne Fotos oder Adresse.
- Ein Erfassungsschema mit Pflichtangaben wird festgelegt.
- Fehlende Angaben werden mit Vorlage nachgefordert.
- Dringende Fälle werden sofort an die zuständige Person gemeldet.
Ergebnis: Vollständige Meldungen statt Rückfragen-Schleifen.
Fragen
Häufige Fragen: Anfragen & Termine
Gehen Sie für uns ans Telefon?
Nur in tatsächlich gebuchten Servicefenstern und mit getrennter Kalkulation. Eine ständige Erreichbarkeit bieten wir nicht an.
Wie schnell werden Anfragen bearbeitet?
Innerhalb der vereinbarten Bearbeitungsfenster. Die konkreten Zeiten legen wir im Angebot fest.
Beantworten Sie auch fachliche Fragen?
Nur mit Antworten, die Sie freigegeben haben. Alles andere leiten wir mit kurzer Zusammenfassung an Sie weiter.
Können Sie Termine direkt in unseren Kalender eintragen?
Ja, in den freigegebenen Fenstern und mit dem Zugriff, den Sie dafür einrichten.
Was passiert bei dringenden Fällen?
Wir legen vorab fest, was als dringend gilt und wie wir Sie dann erreichen.
Verwandte Leistungen
Häufig gefragt in
Passt das zu Ihrem Anliegen?
Schildern Sie kurz, was erledigt werden soll. Wir melden uns mit einem Vorschlag für Umfang und Budget.