Monatsunterlagen vorbereiten
4 Stunden pro Monat: Sammeln, vorgegebenes Sortieren, Fehlunterlagenliste und Übergabeprotokoll.
Individuelles AngebotUmfang: 4 Std. pro Monat
Leistungsbereich 06
Belege ordnen und Monatsunterlagen für die Kanzlei vorbereiten
Die Steuerkanzlei braucht vollständige Unterlagen – und fragt jeden Monat nach denselben fehlenden Belegen. Wir sammeln, sortieren nach Ihrer Vorgabe, führen die Fehlbelegliste und übergeben ein geordnetes Paket.
Das Problem
Belege kommen per E-Mail, als Papier im Handschuhfach, aus Onlineshops und Kartenzahlungen. Am Monatsende fehlt die Hälfte, und die Kanzlei schickt eine lange Rückfrageliste.
Wir übernehmen den organisatorischen Teil: Sammeln, Einsortieren, Fehlendes nachfordern, Übergabe dokumentieren. Kontierung, Buchung und steuerliche Zuordnung bleiben ausdrücklich bei Ihrer Kanzlei.
Konkrete Aufgaben
Belege aus vereinbarten Eingangskanälen zusammentragen
Wir brauchen: Liste der Eingangskanäle und Zugänge. Ergebnis: Alle Belege des Monats an einem Ort.
Aufgabe 031Belegdateien nach vorgegebener Ablagestruktur einsortieren
Wir brauchen: Von Kanzlei oder Ihnen vorgegebene Struktur. Ergebnis: Einsortierte, sauber benannte Belegdateien.
Aufgabe 032Erkennbare Dateidubletten zur Prüfung markieren
Wir brauchen: Belegbestand. Ergebnis: Liste vermuteter Dubletten zur Entscheidung.
Aufgabe 033Fehlbeleglisten anhand abgestimmter Checklisten führen
Wir brauchen: Kontoauszug-Export oder Checkliste wiederkehrender Belege. Ergebnis: Fehlbelegliste mit Status.
Aufgabe 034Monatliche Unterlagenpakete und Übergabeübersichten erstellen
Wir brauchen: Vollständiger Monatsbestand. Ergebnis: Übergabepaket mit Inhaltsübersicht.
Aufgabe 035Rückfragen der Steuerkanzlei organisatorisch sammeln und zustellen
Wir brauchen: Rückfragen der Kanzlei. Ergebnis: Gesammelte Rückfragen mit zugeordneten Unterlagen.
Aufgabe 036
Was enthalten ist – und was nicht
Enthalten
- Belege aus vereinbarten Kanälen einsammeln
- Einsortieren nach vorgegebener Struktur
- Fehlbelegliste und Nachforderung
- Übergabepaket mit Inhaltsübersicht
- Organisatorisches Sammeln von Kanzleirückfragen
Nicht enthalten
- Kontierung, Buchung und steuerliche Zuordnung
- Lohnabrechnung und Steuererklärungen
- Prüfung, ob ein Beleg steuerlich abzugsfähig ist
- Ersetzende Archivierung oder Vernichtung von Originalen ohne Klärung
Fachliche Grenzen
- Ob ein Beleg buchhalterisch oder steuerlich korrekt ist, beurteilt ausschließlich Ihre Kanzlei.
Ablauf
So läuft es ab – mit Ihren Freigabepunkten
Eingangskanäle aufnehmen
Wir listen auf, woher Belege kommen, und vereinbaren den Sammelweg.
Struktur mit der Kanzlei abstimmen
Sie bzw. Ihre Kanzlei bestätigen Ablage und Übergabeweg.
Ihre FreigabeMonatlich sammeln und sortieren
Wir sortieren laufend ein und führen die Fehlbelegliste.
Übergabe freigeben
Sie sehen das Paket und geben die Übergabe frei.
Ihre FreigabeRückfragen bündeln
Rückfragen der Kanzlei kommen gebündelt zu Ihnen zurück.
Preis & Umfang
Passende Pakete und Preisprinzip
Das Paket Monatsunterlagen vorbereiten enthält ein festes monatliches Stundenbudget; Belegvolumen und Kanäle werden vorab festgelegt.
Mögliche Zusatzkosten (nur nach Absprache)
- Kanzlei-Honorar für Buchhaltung bleibt unverändert
- Scan- oder Belegsoftware, falls neu benötigt
Beispiele
Zwei typische Situationen
Beispielszenarien zur Veranschaulichung – keine Kundenreferenzen.
Gartenbetrieb mit verstreuten Belegen
Tankquittungen im Fahrzeug, Baumarktbelege per E-Mail, Onlinebestellungen in drei Konten.
- Alle Eingangskanäle werden auf einer Liste erfasst.
- Fotos von Papierbelegen werden wöchentlich gesammelt.
- Abgleich mit Kontoauszug zeigt fehlende Belege.
Ergebnis: Die Kanzlei erhält ein vollständiges Paket; die Rückfrageliste wird deutlich kürzer.
Verein mit ehrenamtlicher Kasse
Der Kassenwart hat wenig Zeit, Belege kommen von vielen Mitgliedern.
- Ein einheitlicher Einreichungsweg wird vereinbart.
- Belege werden monatlich sortiert und mit Liste übergeben.
- Fehlende Belege werden freundlich nachgefordert.
Ergebnis: Ordentliche Unterlagen zum Jahresabschluss ohne Wochenendarbeit.
Fragen
Häufige Fragen: Belegorganisation
Ersetzen Sie unsere Buchhaltung?
Nein. Wir bereiten Unterlagen vor. Kontierung, Buchung und steuerliche Beurteilung übernimmt Ihre Kanzlei bzw. Buchhaltung.
Arbeiten Sie mit dem Upload-Portal unserer Kanzlei?
Ja, wenn Sie oder Ihre Kanzlei uns dafür einen passenden Zugang geben.
Was ist mit Papierbelegen?
Wir können sie digitalisieren. Ob und wie lange Originale aufbewahrt werden müssen, klären Sie bitte mit der Kanzlei.
Wie viele Belege sind im Paket enthalten?
Das Volumen legen wir vorab fest. Liegt es dauerhaft höher, besprechen wir das Budget, bevor Mehrkosten entstehen.
Sprechen Sie direkt mit unserer Kanzlei?
Organisatorisch ja, wenn Sie es wünschen – etwa zu Übergabewegen und fehlenden Unterlagen. Fachliche Fragen klären Sie direkt mit der Kanzlei.
Verwandte Leistungen
- Rechnungsorganisation und Leistungsnachweise
- E-Rechnungsprozess
- Fachstellenkoordination und Dokumentenpakete
Häufig gefragt in
Passt das zu Ihrem Anliegen?
Schildern Sie kurz, was erledigt werden soll. Wir melden uns mit einem Vorschlag für Umfang und Budget.