E-Rechnungsablauf Start
399 € netto einmalig
474,81 € inkl. USt. einmalig
Dokumentierter und getesteter Empfangs- und Freigabeablauf.
Leistung
E-Rechnungen im Büroalltag: Empfang, Freigabe und Übergabe organisieren
Strukturierte Rechnungen sind kein PDF mit anderem Namen. Wir richten mit Ihnen einen klaren Empfangsweg ein, legen Zuständigkeiten fest und testen den Ablauf an echten Beispielen – organisatorisch, nicht steuerlich.
Symbolbild (KI)Kurz gesagt
E-Rechnungsprozess bei Helping Business: Ein dokumentierter, getesteter Ablauf für Empfang, Freigabe und Übergabe von E-Rechnungen in Ihrem bestehenden System. Nicht enthalten: Rechtliche oder steuerliche Konformitätsbestätigung. Einstieg mit dem Büro-Check ab 149 € netto, Erstgespräch kostenlos – digital bundesweit, vor Ort im Ruhrgebiet und am Niederrhein.
Kennen Sie das?
Wo es heute hakt
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können; für das Ausstellen gelten nach Angaben des Bundesfinanzministeriums Übergangsregeln, die sich nach Zeitpunkt und Vorjahresumsatz unterscheiden. Welche Pflichten konkret für Sie gelten, klärt Ihre Steuerkanzlei.
Organisatorisch stellen sich dagegen ganz praktische Fragen: In welches Postfach kommen die Dateien? Wer kann sie lesen? Wer gibt sie frei? Und wie kommen die Originaldateien zur Buchhaltung?
Das übernehmen wir
Vorhandene Empfangs- und Ausgangskanäle aufnehmen
Übersicht aller Rechnungskanäle.
Ein definiertes Empfangspostfach und Zuordnungsregeln organisatorisch einrichten
Dokumentierte Zuordnungsregeln.
Anzeige strukturierter Rechnungsdateien mit geeignetem Werkzeug erproben
Getestete Anzeigemöglichkeit.
Zuständige und Freigabeschritte für eingehende Rechnungen festlegen
Freigabeplan.
Technische Testfälle für einen vereinbarten Versand-/Empfangsablauf durchführen
Testprotokoll mit Ergebnis je Fall.
Originaldateien und Übergabewege nach dem abgestimmten Archivierungskonzept behandeln
Dokumentierter Übergabeweg der Originaldateien.
Darauf können Sie sich verlassen
- Bestandsaufnahme aller Rechnungskanäle
- Festlegung von Empfangspostfach, Zuständigen und Freigabe
- Erprobung der Anzeige strukturierter Dateien
- Drei vereinbarte Testfälle mit Protokoll
- Kurze Ablaufbeschreibung für Ihr Team
Was Ihre Kanzlei oder Fachstelle übernimmt
- Rechtliche oder steuerliche Konformitätsbestätigung
- Komplexe Softwaremigration oder Schnittstellenentwicklung
- Ersetzen von Originalformaten durch bloße PDF-Konvertierung
- Beurteilung, ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen
- Technische Validierung oder PDF-Ablage allein begründet keine rechtliche oder steuerliche Konformität.
Ablauf
So läuft es ab – Sie geben frei
Kanäle aufnehmen
Wir erfassen, wo Rechnungen heute ankommen und hinausgehen.
Ablauf entwerfen
Empfangsweg, Zuordnung und Freigabe werden als Ablauf beschrieben.
Mit Kanzlei abstimmen
Sie bzw. Ihre Kanzlei bestätigen Übergabe und Archivierung.
Ihre FreigabeTesten
Drei vereinbarte Testfälle werden durchgespielt und protokolliert.
Übergabe
Ihr Team erhält Ablaufbeschreibung und Einweisung.
Preis & Umfang
Festpreise für den Einstieg
Das Paket E-Rechnungsablauf Start deckt ein bestehendes System, einen Empfangsweg und drei Testfälle ab.
Mögliche Zusatzkosten (nur nach Absprache)
- Softwarelizenzen oder Zusatzmodule
- Leistungen Ihrer Steuerkanzlei
- Technische Schnittstellen über das Paket hinaus
Beispiele
Zwei typische Situationen
Beispielszenarien zur Veranschaulichung – keine Kundenreferenzen.
Handwerksbetrieb erhält erste XRechnung
Ein Großhändler schickt XML-Dateien, die niemand öffnen kann.
- Ein Funktionspostfach für Rechnungen wird festgelegt.
- Anzeigewerkzeug wird erprobt und dokumentiert.
- Freigabe durch den Inhaber, Weitergabe der Originaldatei an die Kanzlei.
Ergebnis: Eingehende E-Rechnungen werden gelesen, freigegeben und vollständig übergeben.
Verein mit mehreren Kassenprüfern
Rechnungen gehen an private Adressen von Vorstandsmitgliedern.
- Zentrale Empfangsadresse wird eingerichtet und Lieferanten mitgeteilt.
- Vier-Augen-Freigabe wird beschrieben.
- Testfälle mit zwei Lieferanten.
Ergebnis: Rechnungen landen nicht mehr in privaten Postfächern.
Fragen
Häufige Fragen: E-Rechnung
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen schreiben?
Das hängt unter anderem von Ihrem Vorjahresumsatz und den Übergangsregeln ab. Bitte klären Sie das mit Ihrer Steuerkanzlei; das BMF hält dazu FAQ bereit.
Reicht es, die XML-Datei als PDF zu speichern?
Nein. Die Originaldatei muss nach Vorgabe Ihrer Kanzlei weitergegeben bzw. aufbewahrt werden. Eine PDF-Ansicht ersetzt sie nicht.
Brauche ich neue Software?
Oft nicht. Wir prüfen zuerst, was Ihr vorhandenes System kann.
Bestätigen Sie, dass wir danach alles richtig machen?
Nein. Wir richten einen organisatorischen Ablauf ein und testen ihn. Eine rechtliche oder steuerliche Bestätigung können und dürfen wir nicht geben.
Was passiert bei einer Rechnung mit geänderter Bankverbindung?
Wir empfehlen eine feste Rückrufregel über eine bekannte Telefonnummer, bevor eine geänderte Bankverbindung übernommen wird. Die Freigabe bleibt bei Ihnen.
Verwandte Leistungen
- Belege, Monatsordner und Kanzleiübergabe
- Rechnungsorganisation und Leistungsnachweise
- Automatisierung und Datenaustausch
Häufig gefragt in
Passt das zu Ihrem Anliegen?
Schildern Sie kurz, was erledigt werden soll. Wir melden uns mit einem Vorschlag für Umfang und Budget.