Helping Business

Leistungsbereich 18

Wenn jemand ausfällt: Wissen sichern und Vertretung vorbereiten

In kleinen Betrieben steckt das wichtigste Wissen oft in einem Kopf. Wir holen es heraus, dokumentieren die wichtigsten Abläufe und testen die Vertretung – bevor sie gebraucht wird.

Anliegen schildern

Das Problem

Die Bürokraft ist krank, und niemand weiß, wie die Rechnungen geschrieben werden. Die Inhaberin fällt aus, und keiner kennt die Zugänge zum Bankportal.

Vorsorge ist hier keine Bürokratie, sondern Betriebssicherung. Rechtliche Vollmachten oder Testamente gehören allerdings zu Notariat oder Anwalt.

Konkrete Aufgaben

  1. Wiederkehrende Tätigkeiten in kurzen Arbeitsanleitungen festhalten

    Wir brauchen: Interview, Bildschirmaufnahmen nach Einwilligung. Ergebnis: Kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung.

    Aufgabe 103

  2. Ansprechpartner, Zuständigkeiten und Stellvertretungen dokumentieren

    Wir brauchen: Organigramm, Kontakte. Ergebnis: Zuständigkeitsübersicht.

    Aufgabe 104

  3. Zugänge in einem geeigneten sicheren Übergabeverfahren organisieren

    Wir brauchen: Liste der Systeme, Passwortmanager. Ergebnis: Dokumentiertes Zugriffskonzept ohne Klartextpasswörter.

    Aufgabe 105

  4. Urlaubs- oder Krankheitsvertretung mit definierten Testaufgaben vorbereiten

    Wir brauchen: Anleitungen, Vertretungsperson. Ergebnis: Durchgeführter Probelauf mit Protokoll.

    Aufgabe 106

  5. Verwaltungsunterlagen für eine geordnete Betriebsübergabe bündeln

    Wir brauchen: Verwaltungsunterlagen. Ergebnis: Gebündelte Unterlagenübersicht.

    Aufgabe 107

  6. Einen organisatorischen Ausfallordner samt Wiederanlaufprioritäten erstellen

    Wir brauchen: Prioritäten, Kontakte, Abläufe. Ergebnis: Ausfallordner mit Wiederanlaufplan.

    Aufgabe 108

Was enthalten ist – und was nicht

Enthalten

  • Interviews und kurze Arbeitsanleitungen
  • Zuständigkeits- und Kontaktübersicht
  • Zugriffskonzept mit Ihrer IT
  • Probelauf der Vertretung
  • Organisatorischer Ausfallordner

Nicht enthalten

  • Passwörter in ungeschützten Ordnern
  • Rechtliche Vollmachten, Testamente oder Nachfolgeverträge
  • Garantie der fortlaufenden Betriebsfähigkeit
  • Tatsächliche Vertretungsstunden (gesondert buchbar)

Ablauf

So läuft es ab – mit Ihren Freigabepunkten

  1. Prioritäten festlegen

    Welche drei Abläufe müssen bei Ausfall weiterlaufen?

    Ihre Freigabe

  2. Interviews

    Wir holen das Wissen aus dem Kopf.

  3. Dokumentieren

    Kurze Anleitungen, Zuständigkeiten, Zugriffskonzept.

  4. Probelauf

    Die Vertretung erledigt Testaufgaben mit der Anleitung.

  5. Abnahme

    Sie nehmen Ordner und Anleitungen ab.

    Ihre Freigabe

Preis & Umfang

Passende Pakete und Preisprinzip

Drei Festpreisprodukte: Vertretung vorbereiten, Wissen aus dem Kopf holen und Unternehmerausfall organisatorisch vorbereiten.

Vertretung vorbereiten

7 Stunden für drei wiederkehrende Büroabläufe, Zuständigkeiten, sichere Zugriffswege und einen Testdurchlauf.

Individuelles AngebotUmfang: 7 Std. einmalig

Wissen aus dem Kopf holen

8 Arbeitsstunden für bis zu drei kurze Arbeitsanleitungen inklusive Interviews und einer Korrekturschleife.

Individuelles AngebotUmfang: 8 Std. einmalig

Mögliche Zusatzkosten (nur nach Absprache)

  • Passwortmanager-Lizenz
  • IT-Leistungen für Zugriffskonzept
  • Vertretungsstunden im Ernstfall

Beispiele

Zwei typische Situationen

Beispielszenarien zur Veranschaulichung – keine Kundenreferenzen.

Beispielszenario

Reinigungsfirma: Inhaberin als einzige Wissensträgerin

Lohnvorbereitung, Objektabrechnung und Lieferanten laufen nur über die Inhaberin.

  1. Drei Abläufe priorisiert.
  2. Anleitungen nach Interviews.
  3. Probelauf mit der Teamleitung.

Ergebnis: Die Teamleitung kann die Monatsabrechnung im Notfall vorbereiten.

Beispielszenario

Verein vor Vorstandswechsel

Der langjährige Kassenwart hört auf.

  1. Alle Abläufe der Kasse dokumentiert.
  2. Zugänge werden sicher übergeben.
  3. Gemeinsamer Probelauf mit Nachfolgerin.

Ergebnis: Geordnete Übergabe ohne Wissensverlust.

Fragen

Häufige Fragen: Wissen & Vertretung

Speichern Sie unsere Passwörter?

Nein. Wir organisieren ein sicheres Verfahren, meist mit einem Passwortmanager und Notfallzugriff. Klartextpasswörter in Ordnern lehnen wir ab.

Erstellen Sie eine Vorsorgevollmacht?

Nein. Vollmachten, Testamente und Nachfolgeverträge gehören zu Notariat oder Anwalt.

Übernehmen Sie im Ernstfall die Vertretung?

Wenn Kapazität vorhanden ist, können Vertretungsstunden gesondert gebucht werden. Eine Garantie geben wir nicht.

Wie lang sind die Anleitungen?

Kurz: ein bis zwei Seiten je Ablauf, mit Screenshots wo hilfreich.

Wie oft muss der Ausfallordner aktualisiert werden?

Mindestens jährlich und bei wichtigen Änderungen. Wir können daran erinnern.

Verwandte Leistungen

Häufig gefragt in

Passt das zu Ihrem Anliegen?

Schildern Sie kurz, was erledigt werden soll. Wir melden uns mit einem Vorschlag für Umfang und Budget.

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