Monatsunterlagen vorbereiten
199 € netto / Monat
236,81 € inkl. USt. / Monat
Geordnetes Monatspaket mit Fehlbelegliste und dokumentierter Übergabe.
Leistung
Rechnungsorganisation: Vom Arbeitsbericht zur Rechnung
Geleistete Arbeit, die nicht abgerechnet wird, ist verschenktes Geld. Wir sorgen dafür, dass Arbeitsberichte vollständig ankommen, Rechnungsentwürfe zeitnah vorliegen und offene Posten sichtbar sind.
Symbolbild (KI)Kurz gesagt
Rechnungsorganisation und Leistungsnachweise bei Helping Business: Vollständige Rechnungsgrundlagen, zeitnahe Rechnungsentwürfe und eine Liste, welche Rechnungen noch offen sind. Nicht enthalten: Forderungseinzug, Mahnverfahren oder Inkasso. Einstieg mit dem Büro-Check ab 149 € netto, Erstgespräch kostenlos – digital bundesweit, vor Ort im Ruhrgebiet und am Niederrhein.
Kennen Sie das?
Wo es heute hakt
Stundenzettel liegen im Transporter, Materialangaben fehlen, und die Rechnung wird erst Wochen später geschrieben – wenn sich niemand mehr genau erinnert.
Wir organisieren den Weg vom Nachweis zur Rechnungsgrundlage. Forderungseinzug und steuerliche Würdigung gehören nicht dazu.
Das übernehmen wir
Arbeitsberichte einsammeln und dem Auftrag zuordnen
Bericht je Auftrag zugeordnet.
Vorhandene Mengen-/Zeitangaben auf fehlende Felder prüfen
Prüfliste mit fehlenden Angaben.
Rechnungsentwürfe mit vom Kunden freigegebenen Angaben erstellen
Rechnungsentwurf zur Freigabe.
Versand und Eingangsrückfragen organisatorisch dokumentieren
Versandprotokoll und Rückfragenliste.
Offene-Posten-Listen aus freigegebenen Systemdaten erstellen
Aktuelle Offene-Posten-Liste.
Unklare Zuordnungen als Rückfragen an Betrieb oder Buchhaltung weitergeben
Gesammelte Rückfrage mit Belegbezug.
Darauf können Sie sich verlassen
- Einsammeln und Zuordnen von Leistungsnachweisen
- Vollständigkeitsprüfung anhand Ihrer Pflichtfelder
- Rechnungsentwürfe im vorhandenen Programm
- Offene-Posten-Übersicht und Rückfragenliste
Was Ihre Kanzlei oder Fachstelle übernimmt
- Forderungseinzug, Mahnverfahren oder Inkasso
- Steuerliche Würdigung, Buchung oder Kontierung
- Festlegung von Preisen oder Rechnungsbeträgen
Ablauf
So läuft es ab – Sie geben frei
Eingangsweg festlegen
Berichte kommen über einen festen Kanal, z. B. Foto-Upload oder Ordner.
Prüfen und zuordnen
Wir prüfen Vollständigkeit und ordnen dem Auftrag zu.
Entwurf erstellen
Aus freigegebenen Daten entsteht der Rechnungsentwurf.
Freigabe
Sie prüfen und geben frei.
Ihre FreigabeVersand und Überblick
Wir dokumentieren Versand und pflegen die Offene-Posten-Liste.
Preis & Umfang
Festpreise für den Einstieg
Laufende Rechnungsorganisation wird über ein monatliches Stundenbudget abgerechnet; der Umfang hängt von der Zahl der Aufträge ab.
Mögliche Zusatzkosten (nur nach Absprache)
- Lizenzen für Rechnungssoftware
- Porto bei Papierversand
Beispiele
Zwei typische Situationen
Beispielszenarien zur Veranschaulichung – keine Kundenreferenzen.
Montagebetrieb mit Papier-Stundenzetteln
Monteure geben Zettel freitags ab, oft unvollständig.
- Fotoupload am Einsatzende wird vereinbart.
- Fehlende Materialangaben werden am selben Tag nachgefragt.
- Rechnungsentwürfe liegen wöchentlich zur Freigabe bereit.
Ergebnis: Rechnungen gehen im Schnitt deutlich früher raus; weniger Rückfragen der Kunden.
Reinigungsdienst mit Monatsabrechnung
Mehrere Objekte werden monatlich abgerechnet, Zusatzleistungen gehen unter.
- Zusatzleistungen werden laufend erfasst.
- Am Monatsende wird je Objekt ein Entwurf erstellt.
- Unklare Positionen gehen gesammelt an die Inhaberin.
Ergebnis: Keine vergessenen Zusatzleistungen mehr.
Fragen
Häufige Fragen: Rechnungsorganisation
Schreiben Sie Mahnungen?
Wir können eine Offene-Posten-Liste führen und freigegebene Zahlungserinnerungen vorbereiten. Mahnverfahren und Inkasso gehören nicht zum Angebot.
Buchen Sie auch?
Nein. Buchung und Kontierung erledigt Ihre Buchhaltung oder Steuerkanzlei.
Mit welchem Rechnungsprogramm arbeiten Sie?
Mit Ihrem vorhandenen, sofern Sie uns einen passenden Zugang einrichten.
Was ist mit E-Rechnungen?
Den organisatorischen Ablauf dafür richten wir im Bereich E-Rechnungsprozesse ein.
Wer haftet für falsche Beträge?
Jede Rechnung geht erst nach Ihrer Prüfung und Freigabe raus. Die Verantwortung für Inhalt und Betrag bleibt beim Betrieb.
Verwandte Leistungen
Häufig gefragt in
Passt das zu Ihrem Anliegen?
Schildern Sie kurz, was erledigt werden soll. Wir melden uns mit einem Vorschlag für Umfang und Budget.