Alle Eingangskanäle kennen
Belege kommen per Post, per E-Mail, aus Onlineshops, Kartenzahlungen und Tankstellen. Schreiben Sie einmal auf, woher Belege kommen – das ist die Grundlage für jede Vollständigkeitsprüfung.
Eine Struktur – die der Kanzlei
Fragen Sie Ihre Kanzlei, wie sie Unterlagen bekommen möchte: Upload-Portal, Ordnerstruktur, Benennung. Eine eigene Struktur, die die Kanzlei erst umsortieren muss, kostet doppelt.
Fehlbelegliste statt Suchaktion
Gleichen Sie den Kontoauszug mit den gesammelten Belegen ab und führen Sie eine Liste der fehlenden. Fordern Sie Belege sofort nach – nach drei Monaten erinnert sich niemand mehr.
Übergabe dokumentieren
Eine kurze Übersicht mit Monat, Anzahl der Belege, bekannten Lücken und Datum der Übergabe erspart Rückfragen.
Die Grenze
Ob ein Beleg steuerlich abziehbar ist, wie er gebucht wird und welche Aufbewahrungspflichten gelten, beurteilt Ihre Kanzlei. Organisatorische Vorbereitung ersetzt keine Buchhaltung.
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