Arbeitswissen dokumentieren: Was im Kopf steckt, gehört aufs Papier

Klein anfangen

Starten Sie mit dem Ablauf, der am häufigsten Fragen auslöst oder bei Ausfall am meisten schadet.

Interview statt Schreibauftrag

Wer einen Ablauf täglich macht, kann ihn selten gut aufschreiben. Besser: Jemand fragt nach und schreibt mit. „Und dann? Woher weißt du das? Was machst du, wenn …?“

Aufbau einer guten Anleitung

Eine Anleitung braucht nicht viel:

• Zweck: Wofür ist der Ablauf da?
• Auslöser: Wann wird er gestartet?
• Schritte: nummeriert, mit Screenshots
• Sonderfälle: Was tun, wenn …?
• Ansprechperson und Stand

Pflegen

Legen Sie fest, wer die Anleitung aktualisiert, wenn sich etwas ändert, und prüfen Sie einmal im Jahr, ob sie noch stimmt.