Büro digital organisieren
590 € netto einmalig
702,10 € inkl. USt. einmalig
Ein digital eingerichteter Ablauf mit Einweisung.
Leistung
Einen Büroablauf sinnvoll automatisieren
Nicht alles muss automatisiert werden. Aber wenn dieselben Daten jeden Tag von einem System ins andere getippt werden, lohnt sich ein genauer Blick. Wir automatisieren einen eingegrenzten Ablauf – getestet und mit Anleitung.
Symbolbild (KI)Kurz gesagt
Automatisierung und Datenaustausch bei Helping Business: Ein begrenzter, getesteter Workflow mit Fehlerbehandlung und verständlicher Betriebsanleitung. Nicht enthalten: Beliebige KI-Agenten oder Vollautomatisierung. Einstieg mit dem Büro-Check ab 149 € netto, Erstgespräch kostenlos – digital bundesweit, vor Ort im Ruhrgebiet und am Niederrhein.
Kennen Sie das?
Wo es heute hakt
Formulardaten werden abgetippt, Statusänderungen per E-Mail weitergegeben, und wenn etwas schiefgeht, merkt es niemand.
Eine gute Automatisierung ist klein, verständlich und hat eine Fehlerbehandlung. Pauschale Vollautomatisierung versprechen wir nicht.
Das übernehmen wir
Formularangaben kontrolliert in eine Aufgabenliste überführen
Automatisch angelegte Aufgabe je Formulareingang.
Statusänderungen mit internen Benachrichtigungen verbinden
Benachrichtigung bei definierter Statusänderung.
Freigegebene Datenfelder zwischen zwei geeigneten Systemen synchronisieren
Synchronisierte Felder mit Protokoll.
Dokumentenentwürfe aus validierten strukturierten Eingaben erstellen
Dokumentenentwurf zur Prüfung.
Fehlermeldungen, Wiederholungen und Doppelverarbeitung behandeln
Fehlerbehandlung mit Benachrichtigung.
Einen Pilotablauf abnehmen und mit verständlicher Betriebsanleitung übergeben
Abnahmeprotokoll und Betriebsanleitung.
Darauf können Sie sich verlassen
- Schriftliche Eingrenzung des Ablaufs
- Prüfung der API-Verfügbarkeit
- Umsetzung zwischen höchstens zwei Systemen
- Fehlerbehandlung und Test
- Übergabe mit Anleitung
Was Ihre Kanzlei oder Fachstelle übernimmt
- Beliebige KI-Agenten oder Vollautomatisierung
- Unbegrenzte Fehlerbehebung
- Laufende System- und Verbrauchskosten
- Rund-um-die-Uhr-Überwachung
Ablauf
So läuft es ab – Sie geben frei
Eingrenzen
Ablauf, Systeme und Erfolgskriterium schriftlich festlegen.
Machbarkeit prüfen
API-Verfügbarkeit und Kosten klären.
Ihre FreigabeUmsetzen
Workflow mit Fehlerbehandlung bauen.
Testen und abnehmen
Testfälle durchspielen, Sie nehmen ab.
Ihre FreigabeÜbergeben
Anleitung und optional Pflegevertrag.
Preis & Umfang
Festpreise für den Einstieg
Einen Workflow automatisieren ist ein Festpreispaket mit 10 technischen Stunden; Pflege optional als Monatspaket.
Einen Workflow automatisieren
990 € netto einmalig
1.178,10 € inkl. USt. einmalig
Ein getesteter Workflow mit Fehlerbehandlung und Betriebsanleitung.
Workflow pflegen
149 € netto / Monat
177,31 € inkl. USt. / Monat
Regelmäßig geprüfter Workflow mit kleinen Anpassungen.
Mögliche Zusatzkosten (nur nach Absprache)
- Lizenzen und Verbrauchskosten von Automatisierungsdiensten
- Erweiterungen über den festgelegten Umfang
- Änderungen durch Updates der angebundenen Systeme
Beispiele
Zwei typische Situationen
Beispielszenarien zur Veranschaulichung – keine Kundenreferenzen.
Anfrageformular → Aufgabenliste
Website-Anfragen werden aus E-Mails in eine Aufgabenliste kopiert.
- Formularfelder werden validiert.
- Aufgabe wird mit Kategorie angelegt.
- Bei Fehler: Benachrichtigung und Wiederholung.
Ergebnis: Keine abgetippten Anfragen mehr, Fehler werden sichtbar.
Auftragsstatus → Team-Benachrichtigung
Das Team erfährt erst spät, dass ein Auftrag bestätigt wurde.
- Statusänderung „bestätigt“ löst Nachricht aus.
- Doppelte Nachrichten werden verhindert.
- Anleitung für Änderungen.
Ergebnis: Alle wissen zeitnah Bescheid.
Fragen
Häufige Fragen: Automatisierung
Bauen Sie uns einen KI-Agenten?
Nein. Wir automatisieren einen klar eingegrenzten Ablauf. KI kommt nur dort zum Einsatz, wo sie sinnvoll und kontrollierbar ist.
Was kostet der laufende Betrieb?
Das hängt von den Diensten ab. Wir nennen die erwarteten Kosten vor der Umsetzung.
Was passiert, wenn ein System ein Update bekommt?
Dann kann eine Anpassung nötig sein. Dafür gibt es das Paket Workflow pflegen oder eine Abrechnung nach Aufwand.
Welche Systeme unterstützen Sie?
Systeme mit dokumentierter Schnittstelle. Ob das bei Ihnen der Fall ist, prüfen wir vor Auftragsbeginn.
Verwandte Leistungen
Häufig gefragt in
Passt das zu Ihrem Anliegen?
Schildern Sie kurz, was erledigt werden soll. Wir melden uns mit einem Vorschlag für Umfang und Budget.